Tips en info voor het organiseren van een evenement

Organiseer je een evenement, fuif, eetfestijn, wielerwedstrijd, doortocht, rommelmarkt, buurtfeest ...?
Er komt heel wat bij kijken. We helpen je graag op weg met enkele tips, nuttige links en informatie. 

Aanvraagformulier evenementen

Als organisator ben je verplicht het gemeentebestuur op de hoogte te brengen en een aantal zaken aan te vragen. Dit kan via het online aanvraag- en meldingsformulier voor evenementen. Vul dit formulier tijdig in, ten laatste vijf weken voor het evenement. 

Uitleendienst

  • Maarkedalse verenigingen en scholen kunnen bij de gemeentelijke uitleendienst terecht voor het ontlenen van muziekinstallatie, beamer, projectiescherm, receptietafels, vlaggenmasten, nadars ...
  • Verenigingen en scholen kunnen ook terecht bij de provinciale uitleendienst

Subsidies

Voor een aantal evenementen kan je een beroep doen op gemeentelijke subsidies.

Locaties in Maarkedal

Promotie

Promotie is uiteraard belangrijk bij de organisatie van een evenement. Bekijk ook het gemeentelijk communicatiebeleid voor organisatoren

Sabam en billijke vergoeding 

  • Sabam int en verdeelt de auteursrechten bij het gebruik van werk van auteurs, componisten, uitgevers ... Van zodra er muziek gespeeld wordt (live of opgenomen) moet Sabam betaald worden, zelfs als de toegang gratis is. Doe ten laatste tien dagen voor je evenement aangifte bij Sabam: www.sabam.be.
  • Bij gebruik van opgenomen muziek moet je ook billijke vergoeding betalen. De aangifte hiervoor moet minstens vijf werkdagen vóór de activiteit gebeuren. De aangifteformulieren vind je op de website www.bvergoed.be. Voor tijdelijke activiteiten kan je via www.ikgebruikmuziek.be rechtstreeks je aangifte doorgeven. 
  • Let op: soms heeft de eigenaar van de zaal al een overeenkomst met Sabam of de billijke vergoeding en hoef je dit niet meer zelf aan te vragen. Vraag dit na bij de zaaleigenaar.

Informatie en regelgeving geluidsnormen

  • Er zijn in Vlaanderen regels over het maximale geluidsniveau voor muziekactiviteiten die toegankelijk zijn voor publiek en waar elektronisch versterkte muziek gespeeld wordt. In het gemeentelijk aanvraagformulier voor evenementen is een rubriek voorzien voor de afwijking van de geldende geluidsnormen. Het volstaat het formulier in te vullen. 
  • Meer informatie over de geluidsnormen vind je op website van het departement Leefmilieu, Natuur en Energie.
  • Voor meer informatie kan je ook contact opnemen met de gemeentelijke milieudienst.

Publiciteitsborden of wegwijzers langs gewestwegen

Wil je voor je evenement publiciteitsborden of tijdelijke bewegwijzering plaatsen langs de openbare weg? 

  • Voor borden langs gemeentewegen volstaat het om het gemeentelijk aanvraagformulier voor evenementen in te vullen.
  • Voor borden langs gewestwegen is een aanvraag bij het Agentschap voor Wegen en Verkeer verplicht, zelfs als de borden op een privaat terrein langs de weg worden geplaatst. Je richt je aanvraag tot het bekomen van een vergunning hiervoor aan: Agentschap Wegen en Verkeer - District Oudenaarde, Heurnestraat 27, 9700 Oudenaarde. De gewestwegen door Maarkedal zijn: N60 (Oudenaarde - Ronse), N425 en N454 (Ronse - Schorisse), N457 (Oudenaarde - Schorisse).

Vrijwilligerswerking en -verzekering   

  • Bij de organisatie van een evenement worden meestal vrijwilligers ingezet. Alle informatie over vrijwilligerswerk en de wetgeving (onder andere verzekeringsplicht) ter zake vind je op de website www.vlaanderenvrijwilligt.be.
  • Alle vrijwilligersorganisaties kunnen in Vlaanderen een gratis vrijwilligersverzekering aanvragen. Alle info hierover vind je op de website van de Vlaamse Overheid.

Verzekeringen

  • Informeer tijdig bij je verzekeraar welke verzekering je het best afsluit voor je evenement.
  • Wordt het evenement georganiseerd door een lokale afdeling van een koepelorganisatie, dan worden een aantal zaken wellicht al verzekerd via die koepelorganisatie. Ga dit tijdig na.

Veiligheid

  • Veiligheid is één van de prioriteiten bij het organiseren van een evenement. Zowel bij de inrichting van de zaal of het terrein, als de plaatsing van eetstanden, de locatie van de ingangen ... moet je rekening houden met veiligheid en preventie.
  • Op de website van de Brandweerzone Vlaamse Ardennen vind je heel wat richtlijnen in verband met preventie en veiligheid bij een evenement.

EHBO

  • Bij de organisatie van een evenement voorzie je best een EHBO-koffer of, afhankelijk van de aard van het evenement, een EHBO-post.
  • In de EHBO-koffer horen minstens pleisters, verbanden, ontsmettingsmiddel ... 
  • Zorg ook voor een lijst met noodnummers: brandweer, politie, medische spoeddienst, antigifcentrum, dokter van wacht, apotheek van wacht, brandwondencentrum ...
  • Naarmate het evenement groter, uitgebreider of ‘gevaarlijker’ wordt, is het beter een echte EHBO-post te voorzien. Je kan deze post bemannen met eigen medewerkers. Zorg dan wel dat er genoeg medewerkers aanwezig zijn met voldoende kennis en ervaring op vlak van EHBO. Je kan ook een medische hulppost voorzien met erkende hulpverlenersorganisaties, zoals het Rode Kruis

Bewaking

Bij sommige evenementen kan het nodig zijn bewaking of security te voorzien. Je kan hiervoor een beroep doen op een erkende bewakingsfirma of je kan werken met vrijwilligers. Aan het werken met vrijwilligers zijn enkele voorwaarden verbonden. Meer informatie hierover kan je nalezen op de de website www.fuifpunt.be

Afvalbeleid

Bij een evenement hoort bijna onvermijdelijk ook afval. Denk tijdig aan de nodige maatregelen om dit afval te verzamelen en te vermijden dat het op het openbaar domein of in het milieu terecht komt. Maak ook de deelnemers aan je evenement hierop attent!
Daarnaast kan je ook maatregelen nemen om je evenement afvalarm en milieuvriendelijk te organiseren! 

Informeer de buurt

Breng de buurt tijdig op de hoogte van jouw evenement en de mogelijke hinder. Dat kan door een briefje met wat uitleg in de bussen te posten. Noteer ook een contactnummer en vraag de buurtbewoners om bij problemen eerst contact op te nemen met de organisatie en niet onmiddellijk de politie te contacteren.

Nood aan meer tips?

Op de website www.fuifpunt.be vind je heel wat praktische tips voor het organiseren van een fuif of - bij uitbreiding - een ander evenement.